Business Studio —
система бизнес-моделирования для создания эффективной организации

Business Studio и управление организацией

Система бизнес-моделирования Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией, ее бизнес-архитектуры, в том числе реализацию современных и популярных технологий и методик:

  • Стратегический менеджмент BSC;
  • «Процессный подход»;
  • Ключевые индикаторы деятельности KPI;
  • Функционально-стоимостной анализ;
  • Имитационное моделирование;
  • Бюджетирование;
  • Систему менеджмента качества на основе требований ISO 9001;
  • Систему управления рисками.

Цикл создания системы управления компанией

Этап 1 ПРОЕКТИРОВАНИЕ: Разработка или внесение изменений в бизнес-архитектуру

Этап 2  ВНЕДРЕНИЕ: Внедрение изменений в жизнь компании

Этап 3 КОНТРОЛЬ: Текущий контроль состояния компании

Этап 4 АНАЛИЗ: Анализ отклонений и предложений сотрудников с целью выработки идей 

Разработка требований к бизнесу и стратегии развития:

Проектирование бизнес-архитектуры:

Реализация изменений:

Мониторинг функционирования компании:

Проектирование деятельности

Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), EPC (Event Driven Process Chain).

Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс, Процедура, EPC и BPMN 2.0 - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

В соответствии с процессным подходом для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и заполняемых параметров процессов обеспечивает максимально комфортную работу бизнес-аналитика от начала проектирования до выпуска регламентирующей документации.

Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей эффективности (KPI). В качестве KPI можно использовать показатели из сбалансированной системы показателей или создать новые.

Правила выполнения бизнес-процессов в последующем автоматически фиксируются в регламентах бизнес-процессов.

Проектирование организационной структуры

Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. Параллельно с проектированием бизнес-процессов Business Studio позволяет сформировать организационную структуру, назначить владельцев и исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Места подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности фиксируются в Положениях о подразделениях. Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции.

Имитационное моделирование и ФСА

Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов – большим временем выполнения или высокими затратами. Оптимизации подлежат как имеющиеся, так и вновь проектируемые процессы.

Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). В результате проведения имитационного моделирования можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. Задав для каждого процесса используемые материальные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА, можно рассчитать стоимость выполнения процесса. Возможность получать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения, позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.

Если текущие значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), снова запустить процедуру имитационного моделирования и проанализировать новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается выбрать только версию бизнес-процесса с наилучшими показателями. После проведения оптимизации бизнес-процессов Business Studio позволяет заново рассчитать количество специалистов каждой профессии, необходимое для их выполнения.

Проектирование архитектуры приложений и структуры данных

На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально снизить время выполнения операций, повысить скорость передачи информации между исполнителями, а также уменьшить количество допускаемых ошибок. Основная  задача  при  внедрении  информационных систем  (ИС)  —  обеспечить  их наилучшее  соответствие  бизнес-процессам  компании.  Для  ее  решения Business Studio позволяет:

  • описать структуру данных и их использование в бизнес-процессах;
  • сформировать архитектуру информационных систем;
  • связать функции информационных систем с бизнес-процессами, в которых они  используются;
  • зафиксировать требования к информационным системам (партнерское решение в Магазине моделей и решений).

Business Studio поддерживает метод CRUD (Create, Read, Update, Delete) для описания действий с данными в операциях бизнес-процессов. Это позволяет сформировать отчеты о жизненном цикле информационного объекта. Те функции,  которые  еще  не  реализованы  или  отсутствуют  в  информационной  системе,  получают специальный признак. На основании разработанной модели автоматически формируется отчет «Техническое задание на создание информационной системы». Он включает в себя следующие разделы:

  1. Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемых в них функций ИС. 
  2. Перечень необходимой функциональности ИС.
  3. Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС.
  4. Перечень  необходимых  отчетов,  которые должны формироваться в ИС.

Техническое задание, при необходимости, дополняется другими разделами и передается ИТ-службе.

Для наибольшего удобства и повышения эффективности внедрения ИС, наша компания разработала собственное решение: Управление требованиями к информационным системам. Решение позволяет создать базу знаний в HTML-формате по всем проектам автоматизации компании. Специалисты по автоматизации работают с Business Studio Portal (HTML-публикацией), в которых, в которой представлена информация, необходимая для разработки ИС, в виде HTML-страниц, связанных между собой взаимными гиперссылками. Использование структурированной информации позволяет заинтересованным оперативно ознакомиться с процессами компании, изучить функции, справочники, документы из ИС, требованиях к ней, что обеспечивает ускорение сроков реализации проектов по автоматизации процессов, уменьшение количества ошибок в ходе разработки ИС.

Формирование регламентирующей документации

Важным шагом в цикле проектирования системы управления является выпуск пакета регламентирующей документации. Чем больше регламентирована деятельность сотрудников, тем меньше неприятных неожиданностей ожидает руководителя. Business Studio позволяет кардинально снизить трудоемкость этой работы. Она автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации:

  • Регламенты бизнес-процессов и процедур;
  • Положения о подразделениях;
  • Должностные инструкции;
  • Описание документооборота;
  • Отчеты по целям и показателям.

Документы формируются на основе спроектированных бизнес-процессов, организационной структуры, системы целей и показателей и других элементов бизнес-архитектуры компании. Любое изменение в бизнес-архитектуре ведет за собой внесение соответствующих изменений в те регламентирующие документы, которые эти изменения затрагивают.

Благодаря этому весь комплект документации поддерживается в актуальном состоянии. Business Studio для формирования документов использует стандартизированные шаблоны, поэтому формирование документации автоматически происходит в едином стандарте, принятом на предприятии. Всего в стандартной поставке БОЛЕЕ 80 шаблонов отчетов по различным объектам системы или функциональным областям (например, документация по стандартам, ФСА, ТЗ на автоматизацию и другие). 

Каждая компания может использовать свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя удобный мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и документы.

Создание для сотрудников базы знаний об устройстве и работе компании

Даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. Поэтому необходимо доведение нужной информации до конкретных сотрудников – как для формального ознакомления под роспись, так и для обеспечения реальной деятельности. Сотрудник должен знать свои обязанности и права, и получать эти знания с минимальными затратами времени и сил. Для обеспечения эффективного доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:

  • Пакет документов в формате Microsoft Word (Excel) для печати и передачи сотрудникам предприятия - для ознакомления под подпись.
  • Business Studio Portal или HTML-публикацию версия пакета регламентирующих и иных документов (база знаний), предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. Внутренний портал позволяет быстро переходить к необходимому элементу базы знаний (процессу, должности, документу, показателю и т.д.) получать по нему информацию в виде различных отчетов.

Бизнес-архитектура современной компании является динамичной, постоянно развивающейся. После ее изменений Business Studio предоставляет возможность быстро обновить как печатный пакет документов, так и Business Studio Portal (HTML-публикацию). В результате, работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.

Оповещение сотрудников об изменениях информации в их зоне внимания

Обычно в компании идет сразу несколько проектов развития. И каждый проект приводит к изменению десятков, а то и сотен важных элементов бизнес-архитектуры. При этом сотрудников в компании могут быть тысячи. Как обеспечить, ничего не забыв, чтобы каждый сотрудник ознакомился с важными изменениями, которые касаются именно его?
Эту задачу берет на себя Business Studio Portal. При появлении новых версий объектов, находящихся в зоне внимания сотрудника, Портал высылает ему уведомление по e-mail, а также информирует о количестве новых версий объектов в главном меню. Зона внимания сотрудника рассчитывается на основе ролевых правил и может быть гибко настроена.
Сотрудник должен ознакомиться с новыми версиями в специальном разделе Опросы и поставить отметку об ознакомлении. Портал фиксирует время ознакомления и предоставляет возможность руководителям проконтролировать: все ли сотрудники ознакомились с изменениями?

Экспорт диаграмм процессов в BPMS и ERP-системы

Важным аспектом проектирования бизнес-процессов в Business Studio является возможность передачи разработанных  диаграмм  процессов  BPMN  в  BPMS  или ERP-систему.  BPMS  и  ERP  –  это  классы  современных
информационных  систем,  позволяющих  управлять исполнением  бизнес-процессов  в  реальном  времени.  Передача  диаграмм  из  Business  Studio  помогает выполнить  часть  настройки  данных  систем.  Экспорт
(и  импорт)  информации  осуществляется  в  формате *.bpmn,  являющимся  отраслевым  стандартом.  Таким образом,  появляется  возможность  создать  действительно  целостную  систему  управления  -  от  моделирования и регламентации до исполнения и контроля бизнес-процессов.

Сбор сообщений о несоответствиях

Сообщения  о  несоответствиях  позволяют  получить сигналы  о  том,  что  что-то  в  компании  идет  не  так. Источниками сообщений о несоответствиях являются:

  • аудиты, мониторинг деятельности;
  • претензии к качеству продукта или процесса его производства со стороны внешнего или внутреннего потребителя;
  • сотрудники организации.

Для каждого сообщения указывается, к какому элементу бизнес-архитектуры оно относится, и кто его обнаружил. Анализ несоответствий проводится с помощью диаграмм Парето, которые строятся по количеству сообщений о несоответствиях, выявленных в разных элементах. Для  сообщения  о  несоответствии  можно  зафиксировать  оперативные  мероприятия,  которые  минимизируют  последствия  несоответствия.  Далее  сообщения о несоответствиях систематизируются, и на их основе создается  формализованный  реестр  несоответствий, с которым разворачивается планомерная работа: анализ  причин  и  последствий,  планирование  мероприятий по устранению причин возникновения.

Сбор значений показателей

Business  Studio  обеспечивает  сбор  значений  стратегических показателей и KPI следующими способами:

Business Studio Portal. Портал позволяет вносить плановые и фактические значения показателей ответственным за их заполнение сотрудникам через интернет-браузер.

Импорт из других информационных систем. Business Studio поддерживает коннекторы к ERP-системам, таким как 1С, SAP (партнерские решения в Магазине моделей и решений). Дополнительные коннекторы могут быть разработаны с помощью технологии OLE.

Файлы Мicrosoft Excel. Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, a затем загружает заполненные отчеты в свою базу данных. Кроме того, можно загружать отчеты в формате Microsoft Excel, созданные внешней информационной системой.

Контроль выполнения стратегии 

Регулярный  контроль  степени  выполнения  стратегических целей и показателей позволяет понять, в правильном ли направлении и с нужной ли скоростью компания движется по пути реализации стратегии. Контроль показателей осуществляется с помощью Business Studio Portal. На портале ответственные лица наглядно видят текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым - при выходе в «тревожную» зону, и красным - при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ и тренд показателя - рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.
Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в портале можно посмотреть динамику изменений показателей.
Графики  покажут  состояние  показателей  по  каждому периоду  на  фоне  заданных  границ  нормальных  и  тревожных  значений.  Наглядное  представление  динамики показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде или требуется принять предупредительные меры.
Аналогичным образом осуществляется и контроль достижения  стратегических  целей.  Оценки  достижения целей  рассчитываются  автоматически  на  основе  значений  показателей,  назначенных  им.  Общий  контроль
достижения сразу всех целей можно осуществлять с помощью стратегической карты.

Руководителю показывается тренд показателя – то есть рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом. Кроме того, в отдельной колонке «Сигнал» появляется восклицательный знак в тех случаях, когда показатель нижнего уровня, входящий в формулу рассчитываемого параметра, выходит из пределов заданной для него нормы.

Анализ причин и последствий отказов (FMEA)

FMEA-анализ  –  это  метод  анализа  причин  и  последствий отказов. Business Studio с помощью FMEA-анализа позволяет проводить анализ выявленных несоответствий, включая:

  • описание связи несоответствия с его последствиями  и  причинами  при  помощи  диаграммы  Исикавы,  что  существенно  облегчает  понимание проблемы;
  • оценку  значимости  и  ранжирование  последствий несоответствия, а также оценку частоты возникновения  и  вероятности  обнаружения причин несоответствия;
  • ранжирование причин, разработку мероприятий  по  их  устранению  и  повторную  оценку после проведения мероприятий;
  • формирование документации по результатам анализа.

Таким образом, проведение анализа с применением диаграммы Исикавы позволяет глубоко изучить проблему, выявить все возможные причины ее возникновения и сформировать требования к бизнес-архитектуре, реализация которых устранит несоответствие.

Сбор и обсуждение предложений сотрудников на Business Studio Portal

Вовлечение сотрудников в улучшение компании – залог  ее  успешного  развития.  Ведь  именно  персонал компании  ежедневно  видит  ошибки  и  неоптимальные места в своей работе.  Их идеи, наравне с требованиями собственников и клиентов, являются одним из важнейших источников изменений компании и ее продуктов.

Business  Studio  Portal  позволяет  всем  сотрудникам давать свои замечания и предложения, а также принимать  участие  в  обсуждении  процессов  и  других элементов бизнес-архитектуры компании. Уведомление o новых сообщениях сразу же направляется всем заинтересованным лицам. Результаты  анализа  предложений  сотрудников  используются  для  формирования  новых  требований  к бизнес-архитектуре компании. А возможность участвовать  в  развитии  компании,  получать  за  это  признание и заслуженные бонусы способны сохранить в компании самые амбициозные и квалифицированные кадры.

Разработка стратегических карт и сбалансированной системы показателей

Цели, которые ставит перед компанией собственник или  топ-менеджер,  являются  отправной  точкой  для формирования  дерева  целей  компании.  Дерево  целей дает наглядное представление, зa счет чего будет достигнута наивысшая  цель.  Также  в  дерево  целей включаются цели, направленные на реализацию требований других стейкхолдеров, например: клиентов, регулирующих органов, сотрудников организации. Важно  понимать,  что стратегия  может  быть  успешно реализована  только  тогда,  когда  ее  понимают  руководители  и  сотрудники  компании.  Благодаря  описанию стратегии в упорядоченной форме, значительно повышается  вероятность  ее  успешной  реализации. Хорошо  зарекомендовавшим  себя  инструментом представления стратегии компании является Сбалансированная система показателей (Ваlаnced Scorecard или BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном. Сбалансированная система показателей – это инструмент  стратегического  управления  компанией.  Она базируется  на  разработке  стратегических  целей  и показателей, а также последующем измерении степени их достижения. Стратегические цели и показатели должны  отражать  различные  аспекты  деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.   

Business Studio позволяет компаниям провести формализацию  стратегии,  выделить  и  зафиксировать  на стратегической карте дерево целей компании, разработать  показатели  достижения  этих  целей.  Для  каждого показателя  задаются  целевое  значение  и  дата его  достижения,  а  также  план  движения  к  целевому значению  в разбивке  по  выбранному периоду измерения. За каждой целью и показателем закрепляются отвечающие за  них  сотрудники,  а  также сотрудники, ответственные  за  внесение  значений  показателей. Поддерживается  каскадирование  стратегической карты уровня всей компании на локальные стратегические карты подразделений.

12 лет +
решения бизнес-задач клиентов
12 лет +
поставки и внедрения Business Studio
200 +
разработанных отчетов
70 +
успешно проведенных семинаров
Оставить заявку