Business Studio —
система бизнес-моделирования для создания эффективной организации

Business Studio и управление организацией

Система бизнес-моделирования Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией, ее бизнес-архитектуры, в том числе реализацию современных и популярных технологий и методик:

  • Стратегический менеджмент BSC;
  • «Процессный подход»;
  • Ключевые индикаторы деятельности KPI;
  • Функционально-стоимостной анализ;
  • Имитационное моделирование;
  • Бюджетирование;
  • Систему менеджмента качества на основе требований ISO 9001;
  • Систему управления рисками.

Создание и оптимизацию системы управления компании можно представить в виде цикла с этапами «Проектирование - Внедрение - Контроль – Анализ». На каждом из этапов система бизнес-моделирования Business Studio позволяет решать следующие задачи:

Проектирование:

Внедрение:

Контроль:

Анализ:

Формализация стратегии

Цели, которые ставит перед компанией собственник, являются отправной точкой для формирования ее стратегии. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки, и определяются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в понимаемой форме является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.

Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации - как финансовые, так и нефинансовые.

Business Studio позволяет компаниям быстро провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой его нужно достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Можно назначить сотрудников, которые будут иметь право на просмотр значений конкретного показателя, а также определить лицо, ответственное за внесение значений.

Имея разработанную стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую сотрудники компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Проектирование бизнес-процессов

Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), EPC (Event Driven Process Chain).

Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс, Процедура, EPC и BPMN 2.0 - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

В соответствии с процессным подходом для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и заполняемых параметров процессов обеспечивает максимально комфортную работу бизнес-аналитика от начала проектирования до выпуска регламентирующей документации.

Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей эффективности (KPI). В качестве KPI можно использовать показатели из сбалансированной системы показателей или создать новые.

Правила выполнения бизнес-процессов в последующем автоматически фиксируются в регламентах бизнес-процессов.

Проектирование организационной структуры

Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. Параллельно с проектированием бизнес-процессов Business Studio позволяет сформировать организационную структуру, назначить владельцев и исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Места подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности фиксируются в Положениях о подразделениях. Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции.

Имитационное моделирование и ФСА

Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов – большим временем выполнения или высокими затратами. Оптимизации подлежат как имеющиеся, так и вновь проектируемые процессы.

Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). В результате проведения имитационного моделирования можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. Задав для каждого процесса используемые материальные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА, можно рассчитать стоимость выполнения процесса. Возможность получать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения, позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.

Если текущие значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), снова запустить процедуру имитационного моделирования и проанализировать новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается выбрать только версию бизнес-процесса с наилучшими показателями. После проведения оптимизации бизнес-процессов Business Studio позволяет заново рассчитать количество специалистов каждой профессии, необходимое для их выполнения.

Разработка ТЗ на внедрение информационных систем

На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально повысить скорость передачи информации между исполнителями, снизить время выполнения отдельных операций, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.

Основная задача при внедрении информационных систем – обеспечить наилучшее соответствие применяемых решений бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет указать функции информационных систем (ИС), поддерживающих выполнение операций бизнес-процессов, сформировать реестр функциональности применяемых информационных систем и спланировать их доработку.

В результате может быть автоматически сформировано техническое задание на создание и внедрение информационных систем, включающее:

  • Описание бизнес-процессов организации;
  • Перечень необходимой функциональности;
  • Перечень рабочих мест пользователей с указанием используемых функций ИС;
  • Перечень информационных объектов системы и необходимых отчетов;
  • Документооборот.

Для наибольшего удобства и повышения эффективности внедрения ИС, наша компания разработала собственное решение: Управление требованиями к информационным системам. Решение позволяет создать базу знаний в HTML-формате по всем проектам автоматизации компании.

Специалисты по автоматизации работают с Business Studio Portal (HTML-публикацией), в которых, в которой представлена информация, необходимая для разработки ИС, в виде HTML-страниц, связанных между собой взаимными гиперссылками. Использование структурированной информации позволяет заинтересованным оперативно ознакомиться с процессами компании, изучить функции, справочники, документы из ИС, требованиях к ней, что обеспечивает ускорение сроков реализации проектов по автоматизации процессов, уменьшение количества ошибок в ходе разработки ИС.

Формирование регламентирующей документации

Важным шагом в цикле проектирования системы управления является выпуск пакета регламентирующей документации. Чем больше регламентирована деятельность сотрудников, тем меньше неприятных неожиданностей ожидает руководителя. Business Studio позволяет кардинально снизить трудоемкость этой работы. Она автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации:

  • Регламенты бизнес-процессов и процедур;
  • Положения о подразделениях;
  • Должностные инструкции;
  • Описание документооборота;
  • Отчеты по целям и показателям.

Документы формируются на основе спроектированных бизнес-процессов, организационной структуры, системы целей и показателей и других элементов бизнес-архитектуры компании. Любое изменение в бизнес-архитектуре ведет за собой внесение соответствующих изменений в те регламентирующие документы, которые эти изменения затрагивают.

Благодаря этому весь комплект документации поддерживается в актуальном состоянии. Business Studio для формирования документов использует стандартизированные шаблоны, поэтому формирование документации автоматически происходит в едином стандарте, принятом на предприятии.

Каждая компания может использовать свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя удобный мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и документы.

Ознакомление сотрудников с регламентами, создание базы знаний

Даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. Поэтому необходимо доведение нужной информации до конкретных сотрудников – как для формального ознакомления под роспись, так и для обеспечения реальной деятельности. Сотрудник должен знать свои обязанности и права, и получать эти знания с минимальными затратами времени и сил. Для обеспечения эффективного доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:

  • Пакет документов в формате Microsoft Word (Excel) для печати и передачи сотрудникам предприятия - для ознакомления под подпись.
  • Business Studio Portal или HTML-публикацию версия пакета регламентирующих и иных документов (база знаний), предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. Внутренний портал позволяет быстро переходить к необходимому элементу базы знаний (процессу, должности, документу, показателю и т.д.) получать по нему информацию в виде различных отчетов.

Бизнес-архитектура современной компании является динамичной, постоянно развивающейся. После ее изменений Business Studio предоставляет возможность быстро обновить как печатный пакет документов, так и Business Studio Portal (HTML-публикацию). В результате, работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.

Контроль показателей

Cбор и анализ значений показателей позволяет компании понять - в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии и какова эффективность ее бизнес-процессов. Как правило, основная проблема, с которой сталкиваются предприятия, решившие внедрить у себя методологию сбалансированной системы показателей (ССП), заключается в обеспечении ССП актуальными данными и поддержке ее в рабочем состоянии.

Business Studio обеспечивает своевременный сбор значений показателей разными способами:

  • Заполнение значений на личной странице в Business Studio Portal c автоматической загрузкой в базу данных;
  • Автоматическая рассылка сотрудникам отчетов для заполнения в формате Microsoft Excel по e-mail с автоматической загрузкой в базу данных;
  • Внесение показателей пользователем непосредственно в систему в соответствии с правами с помощью модуля Cockpit.

Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут:

  • Просмотреть на корпоративном сайте компании, сформированном с помощью Business Studio Portal;
  • Сформировать самостоятельно в системе Business Studio.

Руководитель может наглядно увидеть текущее состояние каждого из назначенных ему для контроля KPI посредством положения бегунка индикаторной линейки в одной из трех цветовых зон на «приборной панели». Эта информация доступна сотруднику как в самой системе Business Studio, так и в отчетах портала или HTML-публикации.

Руководителю показывается тренд показателя – то есть рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом. Кроме того, в отдельной колонке «Сигнал» появляется восклицательный знак в тех случаях, когда показатель нижнего уровня, входящий в формулу рассчитываемого параметра, выходит из пределов заданной для него нормы.

Анализ показателей и несоответствий

Разумеется, своевременно узнать об отклонениях – это очень важно. Но еще важнее провести анализ каждого отклонения. Business Studio предоставляет и возможность проведения оперативного анализа по каждому из показателей. Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти среди показателей, участвующих в расчете, тот, который вызвал отклонение или тревожное состояние – после чего приступать к выработке управляющего воздействия.

Контрольные карты, построенные по значениям показателей, позволяют отслеживать состояние процесса во времени и, главное, воздействовать на процесс до того, как он выйдет из-под контроля. Контрольные карты в системе Business Studio строятся в соответствии со стандартом "ГОСТ Р 51814.3-2001 Методы статистического управления процессами".

Business Studio поддерживает методику анализа несоответствий, их последствий и причин возникновения (FMEA) с применением диаграммы Исикавы. Результаты анализа отражаются в отчетах, закрепляются ответственные, устанавливаются сроки устранения и перечень мероприятий.

12 лет +
решения бизнес-задач клиентов
10 лет +
поставки и внедрения Business Studio
200 +
разработанных отчетов
60 +
успешно проведенных семинаров
Оставить заявку