Главная Обратная связь Карта сайта

Business Studio и управление организацией

 Описание Business Studio

Система бизнес-моделирования Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления организацией, поддерживает реализацию ряда популярных управленческих технологий и методик:


Разработку и оптимизацию системы управления компанией
можно представить в виде цикла с этапами «Проектирование - Внедрение - КонтрольАнализ». На каждом из этапов система бизнес-моделирования Business Studio позволяет решать следующие задачи

Задачи Business Studio


Проектирование:


Внедрение:


Контроль:


Анализ:


Формализация стратегии

Цели, которые ставит перед компанией собственник, являются отправной точкой для формирования стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки, и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в понимаемой форме является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.

Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации - как финансовые, так и нефинансовые.

Business Studio позволяет компаниям быстро провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой его нужно достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Можно назначить сотрудников, которые будут иметь право на просмотр значений конкретного показателя, а также определить лицо, ответственное за внесение значений.

Имея разработанную стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую сотрудники компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.


Проектирование бизнес-процессов

Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain).

Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс, Процедура и EPC - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

В соответствии с процессным подходом для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает максимально комфортную работу бизнес-аналитика от начала проектирования до выпуска регламентирующей документации.

Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей эффективности (KPI). В качестве KPI можно использовать показатели из сбалансированной системы показателей или создать новые.

Правила выполнения бизнес-процессов в последующем автоматически фиксируются в Регламентах бизнес-процессов и в Регламентах процедур.


Проектирование организационной структуры

Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. Параллельно с проектированием бизнес-процессов Business Studio позволяет сформировать организационную структуру, назначить владельцев и исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Места подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности фиксируются в Положениях о подразделениях. Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции.


Имитационное моделирование и ФСА


Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов – большим временем выполнения или высокими затратами. Оптимизации подлежат как имеющиеся, так и вновь проектируемые процессы.

Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). В результате проведения имитационного моделирования можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. Задав для каждого процесса используемые материальные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА, можно рассчитать стоимость выполнения процесса. Возможность получать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения, позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.

Если текущие значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), снова запустить процедуру имитационного моделирования и проанализировать новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается выбрать только версию бизнес-процесса с наилучшими показателями.
После проведения оптимизации бизнес-процессов Business Studio позволяет заново рассчитать количество специалистов каждой профессии, необходимое для их выполнения.

Разработка ТЗ на внедрение информационных систем

На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально повысить скорость передачи информации между исполнителями, снизить время выполнения отдельных операций, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.

Основная задача при внедрении информационных систем – обеспечить наилучшее соответствие применяемых решений бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет указать функции информационных систем, поддерживающих выполнение операций бизнес-процессов, сформировать реестр функциональности применяемых информационных систем и спланировать их доработку.

В результате может быть автоматически сформировано техническое задание на создание и внедрение информационных систем, включающее:

  • Описание бизнес-процессов организации.
  • Перечень необходимой функциональности.
  • Перечень рабочих мест пользователей с указанием используемых функций ИС.
  • Перечень информационных объектов системы и необходимых отчетов.
  • Документооборот.


Формирование регламентирующей документации


Важным шагом в цикле проектирования системы управления является выпуск пакета регламентирующей документации. Чем больше регламентирована деятельность сотрудников, тем меньше неприятных неожиданностей ожидает руководителя. Business Studio позволяет кардинально снизить трудоемкость этой работы. Она автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации:

  • регламенты бизнес-процессов и процедур;
  • положения о подразделениях;
  • должностные инструкции;
  • описание документооборота.

Документы формируются на основе спроектированных бизнес-процессов и организационной структуры. Любое изменение в модели системы управления ведет за собой внесение соответствующих изменений в те регламентирующие документы, которые эти изменения затрагивают.

Благодаря этому весь комплект документации поддерживается в актуальном состоянии. Business Studio для формирования документов использует стандартизированные шаблоны, поэтому формирование документации автоматически происходит в едином стандарте, принятом на предприятии.

Каждая компания может использовать свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя удобный мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и документы.

Доведение документации до сотрудников

Даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. Поэтому необходимо доведение нужной информации до конкретных сотрудников – как для формального ознакомления под роспись, так и для обеспечения реальной деятельности. Сотрудник должен знать свои обязанности и права, и получать эти знания с минимальными затратами времени и сил. Для обеспечения эффективного доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:

  • Пакет документов в формате Microsoft Word для печати и передачи сотрудникам предприятия - для ознакомления под роспись.
  • HTML-навигатор - версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет быстро переходить к необходимому документу и проводить анализ информации благодаря поддержке гиперссылок.

Система управления современного предприятия является динамичной, постоянно развивающейся. После ее изменений Business Studio предоставляет возможность быстро обновить как печатный пакет документов, так и HTML-навигатор. В результате работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.

Контроль показателей

Cбор и анализ значений показателей позволяет компании понять - в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии и какова эффективность ее бизнес-процессов. Как правило, основная проблема, с которой сталкиваются предприятия, решившие внедрить у себя методологию сбалансированной системы показателей, заключается в обеспечении ССП актуальными данными и поддержке ее в рабочем состоянии.

Business Studio обеспечивает своевременный сбор значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников двумя способами.

1. Сбор значений через файлы Microsoft Excel

Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, а затем загружает заполненные отчеты в свою базу данных. Кроме того, есть возможность загружать и отчеты, созданные внешней информационной системой.

2. Работа с показателями в Кокпите

Начиная с третьей версии Business Studio предоставляет пользователям новый инструмент для работы с системой показателей - Кокпит. Кокпит позволяет пользователям вносить значения показателей непосредственно в базу данных. Для предотвращения несанкционированного изменения значений показателя и для обеспечения конфиденциальности Business Studio поддерживает возможность назначить пользователям права для работы только со своими показателями.

Контроль значений KPI также реализован двумя способами. HTML-навигатор, в который включены специальные отчеты, позволяет периодически просматривать эти значения, а кокпит предоставляет возможность контроля в реальном времени.

Используя Кокпит, руководитель может наглядно увидеть текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании - цветовой сигнализатор «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель находится в пределах заданной нормы, желтым – при выходе в «тревожную» зону, и красным – при попадании в критическую зону значений. Дополнительно можно увидеть положение показателя на индикаторе в соответствии с заданными границами.

Кокпит

Руководителю показывается тренд показателя – то есть рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом. Кроме того, в отдельной колонке «Сигнал» появляется восклицательный знак в тех случаях, когда показатель нижнего уровня, входящий в формулу рассчитываемого параметра, выходит из пределов заданной для него нормы.


Анализ показателей и несоответствий

Разумеется, своевременно узнать об отклонениях – это очень важно. Но еще важнее провести анализ каждого отклонения. Кокпит Business Studio предоставляет и возможность проведения оперативного анализа по каждому из показателей. Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти среди показателей, участвующих в расчете, тот, который вызвал отклонение или тревожное состояние – после чего приступать к выработке управляющего воздействия.

Еще один вид аналитики, реализованный в кокпите, это анализ показателей в динамике. Графики показывают состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде, или требуется принять предупредительные меры.

Используя Кокпит, руководитель может наглядно увидеть текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании - цветовой сигнализатор «Статус», тренд показателя (рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом). Сигнализатор светится зеленым, когда показатель находится в пределах заданной нормы, желтым – при выходе в «тревожную» зону, и красным – при попадании в критическую зону значений. Дополнительно можно увидеть положение показателя на индикаторе в соответствии с заданными границами.